Product Data Management: ¿Qué es Autodesk Vault?

Introducción:
Continuando con la serie de artículos sobre Product Data Management, publicamos este segundo artículo describiendo uno de los productos de Autodesk desarrollado para esta área de administración de datos.

Para ver la nota anterior, puedes hacer clic en el siguiente vínculo: ¿Qué es Product Data Management?

¿Qué es Autodesk Vault?
Autodesk Vault es la aplicación de Autodesk para Product Data Management, que ayuda a organizar, gestionar y hacer el seguimiento a los datos de los procesos de creación, simulación y documentación para los equipos de diseño, ingeniería y construcción.
Con esta aplicación se pueden organizar los archivos y mantenerlos en una ubicación para su fácil acceso. Se controlan las versiones de los archivos, de manera que no se perderán o reemplazarán versiones anteriores. El almacén guardará cada versión de un archivo, junto con todas sus dependencias, permitiendo hacer el seguimiento del historial de un proyecto mientras uno trabaja en él. En el almacén también se guardan las propiedades de los archivos para buscarlos y obtenerlos rápidamente.
En un equipo de diseño, todos los archivos y sus datos asociados se guardan normalmente en un servidor, de manera que todos los usuarios tienen acceso a esa información y su historial. Cada uno de los miembros del equipo deberán tener una cuenta de usuario y su respectiva contraseña, para proveer de un entorno de seguridad adecuado.
La aplicación, permite el control de las versiones de un archivo, como así también las revisiones. Si entramos al terreno de las definiciones, podemos diferenciar una versión de una revisión de la siguiente manera:

Cuando un usuario toma un archivo, lo modifica y lo vuelve a guardar, tenemos un cambio de versión. Normalmente, estos archivos con sus respectivos cambios sobre escriben el estado anterior del archivo. En Autodesk Vault estas versiones se generan automáticamente, sin sobre escribir la versión anterior. Esto nos permite tener un historial de cambios.
En cambio, cuando uno necesita generar un cambio de revisión, esto va acompañado de un proceso de control, en el que habrá involucradas varias personas, entre ellas: el que solicita el cambio, el que lo gestiona, el que realmente lo hace, el que lo revisa y el que lo aprueba. Todo este ciclo, se realiza en forma coordinada, administrado por Autodesk Vault, de manera que cada etapa del proceso sea controlada y debidamente documentada.

¿Cómo trabaja Vault?
La arquitectura de Autodesk Vault consiste en dos componentes principales: un cliente y un servidor. Existen otros componentes adicionales, tales como:

Complementos para aplicaciones.
El servidor de archivos.
El procesador de trabajos (Job Processor).

Cuando un usuario necesita crear un archivo, lo crea con la herramienta correspondiente, ya sea un modelo 3D, un plano, o un documento general. Luego, se hace un proceso de check-in para guardar el archivo en el almacén de Autodesk Vault. Quedando este archivo disponible para que otros usuarios lo puedan consultar o, incluso, modificar.
En el caso en que un usuario necesite modificar un archivo existente en Autodesk Vault, lo primero que deberá hacer es un proceso de check-out, en el que Autodesk Vault genera una copia del archivo original y la guarda en una carpeta de la computadora del usuario. Al mismo tiempo, también bloquea la copia del archivo existente en el almacén, de manera que los demás usuarios no puedan modificar ese mismo archivo durante el proceso de cambio.
Esto trae varias ventajas:

Por un lado, nunca se trabaja en los archivos originales, permitiendo que en cualquier situación que se pueda producir, ya sea pérdida, borrado, sobre escritura, etc., siempre se tendrá la posibilidad de recuperar el archivo en su estado original.
Por otro lado, cuando cualquier aplicación tiene un archivo abierto, esta intercambia constantemente información con el archivo en su lugar de guardado. Generalmente, en las condiciones habituales, este archivo estará guardado en un servidor dentro de la red local, razón por la cual, este intercambio de información se realiza a través de esta red, produciéndose un aumento en el tráfico de la red con la consecuencia que la aplicación nos responderá más lentamente y, se puede decir que, “molestaremos” a los demás usuarios conectados a esa misma red. Durante el proceso de check-out, Autodesk Vault nos copia el archivo en una carpeta de nuestro disco local, por lo que el intercambio de información se hará solamente dentro de nuestro equipo. La aplicación responde con mayor rapidez y no generamos tráfico continuo en la red.
Además, el hecho de tener los archivos con los que voy a trabajar guardados localmente me permite poder trabajar desconectado de la red y el servidor, con lo cual, si el equipo es un portátil, podría llevarlo conmigo a otro lugar para trabajar, por ejemplo: a obra.
También tendré la ventaja que, mientras esté modificando el archivo, ningún otro usuario podrá modificarlo en forma simultánea. Sólo podrán acceder al archivo en una copia de sólo lectura. Lo que me asegura un acceso secuencial a la edición y no en forma paralela o simultánea.

Al terminar con las modificaciones necesarias, habiendo conectado nuevamente el equipo cliente a la red si hubiera estado trabajando desconectado, sólo tendré que volver al proceso de check-in mencionado anteriormente. Durante este proceso, Autodesk Vault guardará una copia del archivo modificado, generando una nueva versión de este sin “pisar” la versión anterior. Esto me permitirá mantener un historial de cambios y, especialmente, controlar la trazabilidad de esos cambios.